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Messeplanung - gut geplant ist halb gewonnen

Ein erfolgreicher Messeauftritt will von Anfang an gut geplant sein. Bei der Messeplanung geht es aber keineswegs nur um das Aussehen des Messestandes oder die Präsentation Ihres Angebotes. Für eine gut durchdachte Messeplanung muss zuerst einmal die Budgetplanung, sowie das Konzept erarbeitet- und dafür die genaue Zielgruppe eruiert werden. Danach kommt erst die Standplanung, die Planung der Kommunikation und das Briefing der Mitarbeiter.

Die Planung eines Messeauftritts ist meist wesentlich umfangreicher als die Aussteller vermuten - vor allem beim ersten Messestand oder einer Messepremiere. Um Ihnen einen möglichst einfachen Überblick bei der Messeplanung zu verschaffen, haben wir eine kleine Messe-Checkliste für Sie zusammengestellt die allerdings keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Die nachfolgenden Tipps und Fragen sind lediglich zur Orientierung gedacht.

  1. Informieren Sie sich über die Messe auf der Sie ausstellen wollen und lassen Sie sich Informationsmaterial vom Veranstalter zukommen.

  2. Erstellen Sie Ihr Messekonzept und grenzen Sie die Zielgruppe für Ihr Angebot möglichst genau ein.

  3. Machen Sie eine erste grobe Budgetplanung für Ihren Messeauftritt.

  4. Werden Sie sich darüber klar, welche Produkte oder Dienstleistungen aus Ihrem Angebot Sie auf dieser Messe bewerben wollen.

  5. Reservieren Sie Ihren Messestand und achten Sie darauf, dass sich Ihr Stand in der ersten Hälfte der Laufrichtung befindet - denn da ist die Aufmerksamkeit der Messebesucher noch am höchsten. Dabei haben Sie bei manchen Messeveranstaltern die Möglichkeit, entweder nur die Standfläche anzumieten und dann einen Messebauer zu beauftragen - oder aber ein Komplettangebot anzunehmen welches aus Standfläche inklusive Standardstand besteht.

  6. Planen Sie Ihren Aufenthalt in der betreffenden Messestadt. Dazu gehören Anreise, Abreise und Messehotel.

  7. Klären Sie ab wie die Kommunikation am Messestand ablaufen soll. Dazu gehören Prospekte, Flyer, Werbegeschenke, Kundengespräche usw..

  8. Welche Medien wollen Sie einsetzen? Für audiovisuelle Vorführungen, Animationen, Präsentationen, Testgeräte...

  9. Soll Ihr Messestand bewirtet werden? Catering, Getränke Degustationen....

  10. Wollen Sie Messepersonal, Moderatoren oder Messekünstler engagieren?

  11. Zusammen mit dem Messebauer können Sie sich jetzt über die konkrete Standplanung unterhalten.

  12. Entstehen bei Ihrem Messeauftritt Risiken die versichern sollten?

  13. Machen Sie eine genaue Personalplanung für Ihren Messeauftritt und sorgen Sie im Vorfeld dafür dass Ihr Messepersonal gut vorbereitet bzw. geschult ist.

  14. Planen Sie die persönlichen Mailings oder Einladungen an Messebesucher die Ihnen besonders wichtig sind.

  15. Sprechen Sie mit Ihrem Messebauer den genauen Ablauf von Organisation, Standaufbau und Standabbau durch.

  16. Werten Sie den Erfolg Ihres Messauftrittes nach der Messe gründlich aus. Für die Auswertung des Messerfolges und das festhalten Ihrer Messekontakte gibt es übrigens Hilfsmittel welche von einem Standardformular bis hin zum ausgeklügelten Computerprogramm reichen.

  17. Sorgen Sie auch dafür, dass Sie nach der Messe genügend Ressourcen haben, um die entstandenen Kontakte auch abzuarbeiten.

  18. Selbst Gott ruhte am siebten Tag: Geben Sie Ihren Mitarbeitern nach einer stressvollen Messe auch gerne mal einen Tag frei.

Hier haben wir noch ein paar Links für Sie recherchiert unter denen Sie sich über weitere Messe-Checklisten oder Angebote für professionelles Messebriefing informieren können:

http://www.idea-service.de/cl_messe.htm

http://www.powermessebriefing.de/

Das Team von Messebau Direkt wünscht Ihnen einen erfolgreichen Messeauftritt!